Den gode samtalen

Fire steg for en god samtale mellom medarbeider og leder

Hverdagen som leder er ofte travel, fylt med møter og oppgaver som krever tid og fokus. Dette kan gå på bekostning av det viktigste – oppfølgingen av medarbeidere som leverer verdi på vegne av deg og virksomheten. Ditt mandat som leder er å skape resultater gjennom andre.

Samfunnet er i rask endring med nye muligheter og trusler. Derfor er det avgjørende at du mestrer kunsten å utvikle og utnytte ressursene du allerede har, i takt med ytre endringer. Dette innebærer blant annet å frigjøre potensialet hos hver enkelt medarbeider. Når du utvikler andre og tar ut eget potensiale, bidrar du til å “flytte” virksomheten fremover. Målet er å nå de strategiske målsetningene du og virksomheten har satt.

Innføring av faste rutiner kan være avgjørende for å lykkes med å utvikle og hente ut potensialet hos medarbeidere. Dette kan gjøres ved å innføre regelmessig, planlagt og fast oppfølging av medarbeidere gjennom 1-til-1-samtaler. Det er hensiktsmessig å utarbeide og innføre prinsipper for hvordan slike samtaler gjennomføres.

Her er fire steg eller prinsipper du bør følge for å lykkes med dette tiltaket:

1. Innledning:

   1. Planlegg samtalen i forkant. Utarbeid en samtaleguide med konkrete mål for samtalen. Forbered åpne spørsmål som oppfordrer til innholdsrike svar, slik at du får informasjon om hvor medarbeideren står og kan nå målene for samtalen.

   2. Forbered deg på fysisk tilrettelegging for å sikre en god mental og følelsesmessig tilstand, som egner seg for en god samtale. Slike samtaler bør forekomme regelmessig, hver uke eller annenhver uke. Send gjerne en serieinnkalling med et fast, regelmessig og forutsigbart møtetidspunkt langt fremover i tid.
      

2. Kontaktetablering:

   1. Når relasjonen til medarbeideren er ny, er det viktig å bli kjent med hverandre. Start med å fortelle litt om deg selv, hvor du kommer fra og hva som er viktig for deg fremover. Be deretter medarbeideren om å gjøre det samme. Avklar forventninger til hverandre.

   2. Når dere allerede kjenner hverandre, er det fortsatt viktig å starte samtalen med litt sosialt snakk. Spør hvordan det går og hva medarbeideren er opptatt av akkurat nå.

   3. Praktiser aktiv lytting og vær oppmerksom på metakommunikasjon som tonefall, volum, kroppsspråk og ansiktsuttrykk. Bygg en god relasjon ved å oppfordre til grensesetting, bruke varm humor og vise egen sårbarhet når det er hensiktsmessig.
      

3. Sondering og fri formidling:

   1. For å kunne utvikle en medarbeider og hente ut uutnyttet potensial, må du forstå medarbeiderens opplevelse av sin egen virkelighet. Legg til rette for en fri beskrivelse av denne.

   2. Still åpne spørsmål eller be om en beskrivelse av opplevde situasjoner, muligheter eller utfordringer. Lytt aktivt og oppfordre til nyanserte beskrivelser ved behov.

   3. Skap psykologisk trygghet ved å være vennlig og respektfull i metakommunikasjonen. Dette er avgjørende for å fremme en kultur for endring og innovasjon, samt personlig utvikling og vekst.
      

4. Evaluering:

   1. Reflekter over hva som gikk bra og hva som kan forbedres i planleggingen og gjennomføringen av samtalen. Lær av erfaringene og juster til neste gang.

   2. Be om tilbakemeldinger fra samtalepartneren hvis du er usikker.