Gevinstrealisering huskeliste - Råd 8

Når du vurderer investeringer i ny teknologi eller står overfor betydelige endringer, er det avgjørende å ha en plan for å realisere gevinster. Hos Waken har vi utviklet ni essensielle strategier som vil hjelpe deg med å maksimere avkastningen på dine investeringer eller endringer. La oss dykke ned i det åttende rådet:

8. Forutsigbarhet og relevant kommunikasjon ved endringer

I tider med endringsprosjekter opplever ansatte ofte usikkerhet og bekymring. Som leder er det ditt ansvar å skape en følelse av trygghet og stabilitet for alle dine ansatte, eiere, samarbeidspartnere og andre relevante stakeholdere. Én effektiv måte å oppnå dette på er gjennom en godt utformet kommunikasjonsplan. 

Kommunikasjonsplanens rolle 

En kommunikasjonsplan fungerer som et veikart for hvordan informasjon skal spres under en endringsprosess. Den sikrer at meldinger er konsistente, sannferdige og relevante. Her er hvordan en kommunikasjonsplan kan bidra til en trygg og forutsigbar opplevelse for ansatte:

1. Skape forutsigbarhet 

   Endring kan være forstyrrende, spesielt når ansatte er usikre på hva de kan forvente og hva som forventes av dem. Hensikten med endringen og forventninger til innsats må derfor komme tydelig frem og gjentas hyppig. Dette er nødvendig når endringer skal iverksettes samtidig som daglig drift og uforutsette hendelser skal ivaretas på en god måte. En kommunikasjonsplan gir forutsigbarhet ved å beskrive følgende:

   1. Tidsplan: Når vil kommunikasjonen finne sted? En fastsatt tidsplan sikrer at ansatte vet når de kan forvente oppdateringer.

   2. Viktige milepæler: Hvilke hendelser eller milepæler er knyttet til endringen? Å kommunisere disse på forhånd hjelper ansatte mentalt og i deres egen håndtering av endringer i en travel hverdag.

   3. Meldingsinnhold: Hva slags informasjon er hensiktsmessig å dele? Tydelige og konsistente budskap reduserer tvetydighet og bekymring.

   
   

2. Hyppig kommunikasjon skaper trygghet 

   Regelmessig kommunikasjon er avgjørende under endring. Her er hvordan en kommunikasjonsplan legger til rette for dette:

   1. Kanaler: Identifiser de mest effektive kanalene for å nå ansatte (f.eks. e-post, allmøter og intranett). Bruk en kombinasjon av kanaler for bred dekning.

   2. Tilbakemelding: Oppmuntre til tilbakemelding og spørsmål. Regelmessige oppdateringer gir ansatte mulighet til å uttrykke bekymringer og søke avklaring.

   3. Ledelsens synlighet: Sørg for at ledere er synlige og tilgjengelige. Deres tilstedeværelse beroliger ansatte og viser forpliktelse til åpenhet.

   
   

3. Relevans skaper interesse 

   Ansatte trenger informasjon som direkte påvirker dem. En kommunikasjonsplan sikrer relevans ved å:

   1. Segmentere: Tilpass meldinger basert på ansattes roller, avdelinger eller lokasjoner. Det som betyr noe for én gruppe, er kanskje ikke relevant for en annen.

   2. Håndtering av bekymringer: Forutse vanlige spørsmål og adresser dem proaktivt. Anerkjenn frykt og gi forsikringer.

   3. Toveis kommunikasjon: Skap muligheter for dialog. Allmøter, fokusgrupper og undersøkelser lar ansatte uttrykke behov og bekymringer.

En godt utført kommunikasjonsplan er et kraftig verktøy for å sikre engasjement og trygghet under endring. Ved å gi forutsigbarhet, hyppige oppdateringer og relevant informasjon, kan du veilede teamene dine gjennom overganger med selvtillit og empati.

Vi i Waken bistår virksomheter med å utarbeide en kommunikasjonsplan før gjennomføringen av endringsprosjekter. Vi sikrer også at den blir fulgt og oppdatert ved behov underveis, som et virkemiddel for å hente ut effekter og gevinster.

Send en mail til trinelise@waken.no for en samtale om gevinstrealisering.