Hvordan hente ut forretningsverdi med Canvas Apps på toppen av Dynamics 365 CE?

En CRM-løsning som Microsoft Dynamics 365 CE er ofte en stor investering med potensial for betydelig verdi for bedriften. Når man bygger CRM-løsningen på Microsofts Power Platform, får man i tillegg muligheten til å raskt utvikle små, presise apper med lav risiko og høy ROI. Canvas Apps kjennetegnes av kort utviklingstid, begrenset kompleksitet og ofte rimelige lisenskostnader.

Når grunnleggende prosesser og datastrukturer først er på plass i CRM, kan Canvas Apps enkelt utvide eller forbedre prosesser ved å gi spesifikke brukergrupper intuitive verktøy som dekker akkurat deres behov. Slike apper er vanligvis preget av mindre kompleksitet, lavere risiko og betydelig raskere vei fra idé til produksjon sammenlignet med tradisjonelle utviklingsprosjekter.

Et konkret kundecase

Tussa IKT, som leverer fiber- og TV-tjenester til privat- og bedriftsmarkedet, hadde nylig gjennomført en omfattende implementasjon av Microsoft Dynamics 365 CE. Kort tid etter lanseringen ble et nytt fiberfelt klart for påkobling av kunder, og montører skulle ut i felt for å installere rutere og TV-bokser. Hvordan kunne vi hjelpe Tussa med å effektivisere arbeidet ved hjelp av Power Platform?

Svaret ble en målrettet og brukervennlig Canvas-app, levert gjennom Power Platform. Appen lar montøren raskt finne kundens abonnement, se hvilke produkter og tjenester kunden har kjøpt, registrere MAC-nummeret på utstyret de installerer, og bekrefte ferdigstilling – alt direkte på mobiltelefonen.

Tussas sentrale krav var tydelige: Kort vei fra idé til ferdig produkt, mobilvennlig løsning, enkel opplæring og lav kostnad. På to uker gikk vi fra identifisert problemstilling til en ferdig, testet og produksjonssatt app.

Olve Øyehaug, leder for forretningsområdet Kommunikasjon i Tussa IKT, beskriver det slik: «Vi såg mulegheit for ei vesentleg innsparing gjennom ei klar forenkling av leveranseprosessen. Ny løysing ville og vere langt betre for kunde samanlikna med tidlegare løysing.»

Suksessfaktorene for prosjektet var:

• Kort vei fra idé til produkt ga høy ROI.

• Begrenset behov for opplæring grunnet intuitivt design.

• Lav risiko med enkle tekniske løsninger.

Prosessen fra idé til produkt - erfaringer

Å konkretisere problemstillingen tidlig var avgjørende for å lykkes med rask leveranse av canvas-appen. Ved å sikre en klar forståelse av Tussas viktigste behov – både funksjonelle krav og omkringliggende forventninger – kunne man ta gode beslutninger raskere, prioritere tydelig, og unngå strafferunder underveis.

Noen viktige erfaringer som ble gjort gjennom prosjektet var:

• Tydelig leveranse: Fordi funksjonelle behov og kravspesifikasjon var avgrenset og konkret gikk det raskt fra idé til MVP (Minimum Viable Product). Dette utnytter en av Power Apps store styrker.

• Tidlig MVP og smidighet: Ved å raskt levere en tidlig versjon av appen avdekket vi tidlig både utfordringer og muligheter vi ikke hadde forutsett. Her var det også viktig å være en god sparringsparter for Tussa ved å raskt vurdere hva som var «quick wins» og hva som ville kreve uforsvarlig mye tid.

• Intuitivt design og enkel testing: En canvas-app med en presis definert funksjonalitet var enkel å teste og godkjenne. Fordi designet var intuitivt, ble opplæringsbehovet minimalt, og prosesseier hos kunden kunne raskt ta over ansvaret. Dette sparte både tid og kostnader.

En godt etablert relasjon mellom Tussa og Waken var helt klart en stor fordel under hele denne prosessen. Som utøvende konsulent forenkler det mye å være godt kjent med datamodell og forretningsprosesser. Men enda viktigere er gjensidig tillitt, ærlig og direkte dialog og korte eskaleringsveier ved utfordringer.

Hvordan bygget vi appen? Kort om den tekniske løsningen

For å kunne levere denne Canvas-appen på så kort tid, utnyttet vi eksisterende datastrukturer som allerede var etablert i Dataverse. Dermed kunne vi raskt bygge en effektiv og intuitiv Canvas-app direkte på toppen av CRM-dataene.

Det funksjonelle behovet ble løst med fire ulike skjermer som brukeren navigerer gjennom i appen:

1. Brukeren velger abonnement.

2. Brukeren velger produkt fra abonnementet.

3. Brukeren registrerer fysisk utstyr som skal kobles til produktet. (Her kan brukeren legge inn flere kombinasjoner samtidig.)

4. Til slutt gis en bekreftelse på at registreringen er gjennomført.

Skjermbildene består av gallerier med innhold der valgene i ett galleri automatisk filtrerer neste galleri. Dermed oppleves flyten som logisk og intuitiv. Flere av galleriene inneholder mange oppføringer, og derfor er søkefunksjonalitet viktig for brukeren.

Vi hadde spesielt fokus på brukervennlighet, og la derfor inn:

• Brødsmulesti øverst i bildet, slik at brukeren lett kan orientere seg.

• Tydelige ikoner som viser hvilken type oppføring som velges (lokasjon, produkt eller utstyr), eller handling (legge til/fjerne valg).

• Placeholder-tekst i søkefelt som forklarer hvilke attributter brukeren kan søke etter.

• Minimalistisk design, der all overflødig informasjon ble fjernet for å sikre tydelighet og enkelhet.

Brukertilgang administreres gjennom kundens Entra ID. Tilgangsstyring skjer via sikkerhetsroller som gir tilgang til relevante tabeller i Dataverse, kombinert med eksplisitt deling av appen med aktuelle brukere. Fordi appen bruker Dataverse med Premium connectors, men unngår Microsofts begrensede tabeller, kunne vi benytte en rimelig per-app-lisensmodell.

Verdien av Canvas Apps

Denne Canvas-appen gikk på kort tid fra idé til produksjon, og skapte betydelig forretningsverdi hos Tussa. Appen effektiviserte arbeidsprosesser, krevde minimalt med opplæring, og ga høy ROI med lave investeringer.

Prosjektet viser hvor effektivt man kan hente ut ekstra verdi fra eksisterende CRM-investeringer med presise, raskt utviklede apper på Power Platform.

Olve Øyehaug i Tussa oppsummerer verdien slik: «Vi har målt effektuttak gjennom vesentleg redusert tidsbruk i leveranseprosessen og i tillegg meir fornøgde kundar. Samanlikna med tidlegare leveransar så opplevde vi redusert tal på henvendingar til kundesenteret. Vi har berre positive erfaringar knytt til løysinga vi fekk levert, og er svært fornøgde med både prosess og løysing.»

Hvilke utfordringer i din bedrift kunne løses raskt og effektivt med en Canvas App?